Wybór biura rachunkowego to poważna decyzja dla każdej firmy. Czasami jednak może się zdarzyć, że myślimy o dokonaniu zmiany biura rachunkowego. Jak się do tego dobrze przygotować, jakie kroki podjąć, aby zmienić biuro rachunkowe bez problemów? Na te i inne pytania odpowiadamy w tym artykule.
Czy i dlaczego zmienić biuro rachunkowe?
Zmiana biura rachunkowego czy księgowości może wynikać np. ze względu na:
- wątpliwości co do poprawności rozliczeń,
- brak odpowiedniego wsparcia,
- utrudniony kontakt,
- częste korekty i błędy
- brak informacji o stanie finansowym,
- brak informacji o zmianach w przepisach podatkowych.
Tracąc zaufanie, zastanawiasz się czy warto kontynuować współpracę z obecnym księgowym. Lata współpracy przyczyniają się do niełatwej decyzji. Nie zawsze zmiana jest konieczna, warto najpierw porozmawiać ze swoim księgowym i przedstawić swoje oczekiwania.
Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe?
Przy wybieraniu biura rachunkowego warto zwrócić uwagę na kilka ważnych czynników:
- Doświadczenie i renomę
Sprawdź jak długo biuro działa na rynku i czy ma dobre opinie od klientów. Biuro o dłuższym stażu może zaoferować większą wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu różnego rodzaju działalności.
- Oferowane usługi
Sprawdź czy biuro oferuje szeroką gamę usług, takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia VAT, sporządzanie deklaracji, obsługa kadrowo-płacowa. Wybierz biuro, które spełnia Twoje indywidualne potrzeby.
- Wiedza i kompetencje
Upewnij się, że biuro ma odpowiednie kwalifikacje i certyfikaty, między innymi Certyfikat Ministra Finansów – aktualnie nie wymagany przepisami prawa, ale potwierdzający wiedzę i kompetencję.
- Ubezpieczenie OC
Warto zweryfikować czy biuro posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jeśli prowadzisz dużą firmę sprawdź również wysokość ubezpieczenia. Daje to gwarancje świadczonych usług i bezpieczeństwo dla firmy.
- Dostępność i komunikacje
Sprawdź dostępność biura i szybkość odpowiedzi na Twoje pytania. Warto wybrać biuro, które zapewnia łatwy kontakt i przypisanego dla Twojej firmy księgowego.
- Nowoczesność i obsługę online
Dzięki nowoczesnej technologii możesz szybko wysyłać dokumenty z poziomu aplikacji, masz stały dostęp do danych finansowych swojej firmy. Wybierając biuro, sprawdź czy możesz z nim współpracować zdalnie, zaoszczędzisz czas na dojazdy i telefony do biura. Jeśli nawet wolisz osobiście jeździć do biura, to wiedz że biuro oferujące obsługę zdalną posiada innowacyjne programy dostosowane do ciągle zmieniających się przepisów podatkowych, co daje gwarancje na poprawność wykonanej usługi.
Kontrola podatkowa może wywołać obawy i stres, zwłaszcza dla właścicieli firm. Dlatego wsparcie w reprezentowaniu Twojej firmy w kontaktach z organami administracji podatkowej, gwarantuje Ci spokój i koncentrację na biznesie.
- Koszty i umowa
Przed podpisaniem umowy sprawdź:
Czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta?
Do kiedy musisz dostarczyć dokumenty?
Ile dokumentów jest w cenie?
Czy ZUS właściciela i wysyłka deklaracji JPK jest w cenie?
W jakich godzinach jest możliwość kontaktowania się z biurem?
W jaki sposób biuro informuje o podatkach?
Czy wysyła zestawienia o wynikach firmy w każdym miesiącu?
Czy oferuje stały dostęp do danych księgowych, skanów dokumentów itp.?
Czy oferuje narzędzie (program) do wystawiania faktur?
Czy informuje na bieżąco o zmianach w przepisach podatkowych?
Niska cena usługi może wiązać się z brakiem wykonywania niektórych czynności lub z tym, że są one dodatkowo płatne.
Kiedy jest najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego?
Jeśli prowadzisz firmę rozliczającą się na podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub ryczałcie, to nie ma większego znaczenia, takiej zmiany można dokonać w dowolnym momencie. Natomiast kiedy prowadzisz działalność na pełnych księgach lub zatrudniasz pracowników, najlepszym momentem jest przejście do nowego biura od nowego roku, tak aby dotychczasowe biuro mogło zamknąć rok i rozliczyć deklaracje roczną.
Należy jednak pamiętać, że obowiązuje okres wypowiedzenia z biurem, który najczęściej wynosi od 1 do 3 miesięcy. Dlatego o zmianie najlepiej pomyśleć już we wrześniu czy październiku.
Zmiana biura rachunkowego krok po kroku
- Znalezienie nowego biura
- Sprawdzenie okresu wypowiedzenia
- Ustal warunki współpracy z nowym biurem, termin przeniesienia księgowości.
- Wypowiedz umowę z dotychczasowym biurem księgowym
- Podpisz umowę z nowym biurem
- Odbierz dokumentację i dostarcz do nowego biura
- Zaktualizuj wpis do CEIDG ( nowe biuro najczęściej zrobi to razem z Tobą)
