Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków nałożony przez przepisy prawa w związku z zatrudnieniem pracowników, jednym z nich jest prowadzenie akt osobowych.
Podstawą prawną regulującą zasady powadzenia akt pracowniczych i zatrudniania jest: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369, ze zm.) oraz Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465);
Akta osobowe – jak układać?
Teczka osobowa:
CZĘŚĆ A – przed zatrudnieniem
1. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
2. Świadectwa ukończenia szkoły – najwyższy stopień posiadanego wykształcenia.
3. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy.
4. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe – zaświadczenia z kursów, szkoleń, certyfikaty, dyplomy.
5. Skierowanie na badanie lekarskie wstępne.
6. Orzeczenie/ badanie lekarskie wstępne stwierdzające brak przeciwskazań do zatrudnienia.
CZĘŚĆ B – podczas trwania zatrudnienia (obowiązkowe dokumenty na start)
1. Kwestionariusz osobowy dla pracownika.
2. Umowa o pracę.
3. Informacja o warunkach zatrudnienia.
4. Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią przepisów i zasad BHP.
5. Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP wstępnego.
6. Oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe lub w formie gotówkowej.
7. Oświadczenie PIT-2 wraz z KUP (od 2023r.)
8. Informacja dotycząca równego traktowania.
9. RODO.
10. Oświadczenie – ryzyko zawodowe.
CZĘŚĆ B – podczas trwania zatrudnienia (dodatkowe dokumenty, jeżeli występują)
1. Aneksy do umowy, porozumienia zmieniające warunki płacy i pracy.
2. Orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnym.
3. BHP okresowe.
4. Wniosek o zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny.
5. Ewidencjonowanie na kasie fiskalnej.
6. Zgoda na publikację wizerunku.
7. Umowa o zakazie konkurencji.
9. Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią (regulaminu pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową, zakres obowiązków, odpowiedzialności materialnej).
10. Dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy.
11. Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
12. Wnioski o elastyczną organizację czasu pracy, prace zdalną, zmianę rodzaju umowy o pracę, przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o prace na okres próbny.
13. Oświadczenie o zmianie adresu zamieszkania, zameldowania, korespondencji.
CZĘŚĆ C- ustanie zatrudnienia
1. Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (rozwiązanie umowy o pracę, wypowiedzenie, świadectwo pracy, umowa o zakazie konkurencji, informacja o okresie przechowywania akt osobowych).
2. Komornicy, egzekucje.
CZĘŚĆ D – nagany, kary, upomnienia
1. Informacje o ukaraniu lub inne dokumenty związane z poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
CZĘŚĆ E – kontrola trzeźwości
1. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
2. Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników.
EWIDENCJE
2. Ewidencja czasu pracy.
POZOSTAŁE REJESTRY
2. Chorób zawodowych oraz podejrzeń o chorobę zawodową.
3. Karta przydziału odzieży i obuwia roboczego.
4. PPK- pracownicze plany kapitałowe: plik 1, plik 2, plik 3, plik 4.
DYSPOZYCJA ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA – DRUK DLA BIURA.
Akta osobowe – części i ich zawartość
– części A – zawierającej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
– części B – zawierającej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające, ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego),
– części C – zawierającej dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy),
– części D – zawierającej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
– części E – zawierającej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
– dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
– dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
– kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadcze związanych z pracą,
– kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca prowadzi także m.in. rejestry:
– podejrzeń o choroby zawodowe,
Akta osobowe – ile przechowywać?
Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.: – pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 50 letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport
informacyjny został złożony, pracodawca nie złożył raportu informacyjnego – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.
Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do dnia 31 grudnia 1998 r. – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.
